• Présentation de la fonction de soutien
  
  

La fonction de soutien joue un rôle clé dans les dynamiques de coopération, son objectif premier est de faciliter cette coopération entre les acteurs impliqués. En plus de fluidifier le travail en travail collectif en offrant un appui organisationnel, dans la stratégie d’impact collectif la fonction de soutien assure la cohérence des actions, la bonne circulation de l’information et la pérennité de la dynamique coopérative.   

Elle assure six missions clés :  

• Coordonner les engagements de chaque partenaire, aux différents niveaux de coopération. La fluidité et le partage de l’information se révèle crucial pour cette mission 

• Faciliter le dialogue entre les partenaires en animant les réunions et les espaces de travail, tout en organisant des moments conviviaux pour favoriser un espace de confiance et une cohésion de groupe 

• Assurer la circulation des informations entre les membres de la communauté d’action et s’assurer que tout le monde est bien au même niveau d’information 

• Rechercher les financements nécessaires au bon fonctionnement de la communauté d’action, que ce soit pour financer les actions menées ou pour financer l’ingénierie de la coopération 

• Dans une démarche d’évaluation, recueillir et analyser les données remontées du terrain afin d’en tirer des enseignements. Ils permettront d’améliorer le fonctionnement interne de la communauté d’action, tout en mettant en lumière toute la valeur créée pour les premiers concernés par les actions, pour le territoire et la communauté d’action en elle-même

• Proposer des (ré)orientations stratégiques à partir des enseignements tirés de la démarche d’évaluation notamment. Elles pourront aboutir à des modifications des documents stratégiques et structurants de la communauté d’action : le dispositif d’évaluation, le schéma de gouvernance, ou bien encore la feuille de route, etc. 

La fonction de soutien peut prendre différentes formes possibles, en fonction des possibilités et des besoins :  

• Recourir à un accompagnement par un tiers de confiance. Ce fut le cas de la Fonda dans le cadre des communautés d’action « Engagement des jeunes » à Mulhouse et « Alimentation durable » à Morlaix 

• S’appuyer sur une structure déjà existante 

• Construire une  coalition d’acteurs partageant une envie commune de faire ensemble 

• Créer une  structure dédiée pour la communauté d’action  

• Mettre en place des instances partagées comme un comité de pilotage et/ou un comité technique avec les représentants des parties prenantes à la communauté d’action
  
  

• La posture de la fonction de soutien 

  • Écoute :  

• Comprendre les besoins et les attentes des membres : Une écoute active aide à identifier les préoccupations, les motivations et les blocages des membres de la communauté d’action 

• Favoriser l’inclusion : Chaque voix doit être entendue et respectée ! La fonction de soutien doit s’assurer que tous les membres aient l’opportunité de s’exprimer  

• Favoriser la prise de décision collective : Aider à clarifier les points de consensus et à résoudre potentiellement les désaccords  

• Favoriser l’interconnaissance : Créer un environnement et des liens de confiance entre les membres
  
  

En pratique, cela implique de poser des questions ouvertes, de reformuler et de synthétiser les propos pour s’assurer de la compréhension des membres.  

• Coordination :  

• Structurer les échanges et les tâches : Assurer que les actions et les discussions avancent de manière fluide et cohérente, tout en respectant l’agenda et les objectifs de la communauté  

• Encourager la prise d’initiative : Encourager les membres à être moteur au sein de la communauté d’action, à prendre en charge certaines tâches et responsabilités. Tout en évitant une concentration du pouvoir et des responsabilités 

• Veiller au bon déroulement des actions : La coordination inclut le suivi des projets, la gestion des délais et le maintien de l’engagement des acteurs afin de garantir que les actions planifiées soient menées à bien 

L’animateur de la fonction de soutien, en posture de coordination, doit agir comme un pivot entre les différents membres, s’assurer que chacun soit informé et que les ressources soient partagées de manière optimale.  

• Posture haute / basse :  

• Posture haute : Cette posture doit impliquer une position affirmée et de prise de décision dans certaines situations. En posture haute, l’animateur est garant de la méthode. Elle est adoptée pour :  

• Recarder les débats ou les comportements pour assurer le bon fonctionnement de la communauté d’action 

• Proposer une vision claire ou une impulsion pour faire débloquer une situation 

• Arbitrer certaines décisions 

• Posture basse : La posture basse implique un rôle plus discret, où l’animateur laisse plus de place aux membres de la communauté pour s’exprimer, décider et agir de manière autonome. Elle est adoptée pour :  

• Laisser les membres prendre l’initiative et se sentir responsabilisés 

• Faciliter les échanges sans imposer de direction 

• Laisse le collectif s’auto-organiser et laisser chacun trouver sa place
   

• Les temps intermédiaires entre les réunions : 

Les temps intermédiaires entre les réunions sont des périodes essentielles pour assurer la continuité et la fluidité du travail collectif. Pendant ces moments, la fonction de soutien joue un rôle fondamental en préparant les prochaines rencontres et en garantissant que les actions avancent de manière cohérente. Ce temps est dédié à la préparation stratégique, à la consolidation des décisions, au partage des informations et à l’accompagnement des acteurs dans la mise en œuvre des décisions prises en réunion. Bien qu’il soit moins visible, ce travail en coulisse est indispensable pour que les réunions soient productives et que la coopération progresse efficacement.   

• Préparation des ordres du jour et des déroulés : Pendant les temps intermédiaires entre les réunions, la fonction de soutien joue un rôle central dans la préparation des ordres du jour et des déroulés des futures rencontres. Ce travail consiste à identifier les sujets prioritaires à traiter, en tenant compte des discussions précédentes, des avancées des actions en cours et des nouveaux enjeux ou problématiques identifiés entre les réunions. En lien avec les participants, la fonction de soutien doit structurer un déroulé cohérent qui permette d’atteindre les objectifs des réunions, tout en laissant suffisamment de temps aux échanges et aux prises de décision collectives.  

• Rédaction des documents cadres : La fonction de soutien est également responsable de la rédaction des documents cadres nécessaires à l’avancement du projet, que ce soit des rapports de synthèse, des comptes rendus des réunions précédentes ou des documents stratégiques (charte, cartographie, fiche d’identité...). Ces documents permettent de formaliser les décisions, de garder une trace des discussions et d’assurer une vision commune entre les différents acteurs. Ils servent aussi de référence pour guider les actions futures afin de garantir leurs cohérences. Leur rédaction exige une synthèse claire et précise des informations, ainsi que la mise en perspective des priorités collectives pour que tous les acteurs puissent s’appuyer sur ces documents et éléments pour avancer en cohérence entre deux réunions.